Eisenhower-Matrix

Einfaches aber brilliantes Tool zur Prioritisierung deiner Aufgaben

Was ist das?

Die Eisenhower Matrix, benannt nach dem x-ten (ich weiß es nicht :)) US-Präsidenten Eisenhower ist ein Productivity Tool zur Einteilung deiner Aufgaben, Tasks und ToDo's.

Dieses Tool ist kostenlos, du brauchst keine App und keine Software installieren! Du kannst das Tool auf nem Zettel verwenden, am Desktop/Laptop usw. usf.

Ich verwende eine Eisenhower Matrix seit geraumer Zeit. Seit den letzten 6 Monaten verwende ich sie zu 100% täglich. Bei mir liegt dieses Tool direkt am Desktop da ich es mehrmals täglich verwende und direkten Zugriff darauf haben möchte.

Funktion

Es ist wirklich total einfach: Der Sinn & Zweck dieses Hilfsmittels besteht darin dass du jede einzelne Aufgabe, egal ob groß oder klein und egal um welche Themen es sich handelt, in 4 verschiedene "Quadranten" oder Abschnitte einteilst.

Auf einen Blick

Wie du diese 4 Abschnitte anordnest bleibt dir selbst überlassen, ich persönlich habe sie auf meinem Laptop wie in der Darstellung angeordnet damit die wichtigen Dinge alle auf der linken Seite sind.

1. Wichtig & Dringend

Beispiel: Es ist gerade Oktober und du hast für Weihnachten einen Auslandsaufenthalt geplant. Dein Reisepass ist abgelaufen und du musst ihn bei der entsprechenden Behörde erneuern. Also notierst du diesen Task im ersten Quadranten.

2. Wichtig aber Nicht Dringend

Beispiel: Hier nehmen wir der Einfachheit halber das selbe Beispiel wie oben, jedoch ist dein Aufenthalt zum Beispiel erst für Frühling geplant. Du hast also mehr als genügend Zeit um alles zu regeln. Da der Reisepass jedoch ein wichtiges Dokument ist, tun wir es hier rein.

3. Unwichtig aber Dringend

Beispiel: Ein Verwandter oder Bekannter, welcher bei dir keinen besonders hohen Stellenwert hat, hat dich per WhatsApp auf einen Kaffee für kommenden Freitag eingeladen. Da sich der Terminvorschlag auf Freitag bezieht und du nicht unhöflich sein möchtest, musst du den Termin "dringend" ab- oder zusagen. Wichtig ist das Treffen für dich nicht, aber wichtig genug um es zu notieren.

4. Unwichtig & Nicht Dringend

Bei diesem Quadranten wird es manchmal etwas seltsam... Sicherlich fragst du dich, was könnte denn unter diesen Quadranten fallen und wozu solltest du überhaupt dieses Todo-Item "tracken"?

Nun, um beim Beispiel des Reisepasses zu bleiben, nehmen wir an du willst irgendwannmal wieder verreisen, weißt jedoch noch nicht wann oder wohin. Ausserdem besitzt du einen Personalausweis und einen Führerschein, daher kannst du diese Dokumente im Alltag verwenden um dich zB. zu identifizieren usw. Dennoch handelt es sich bei einem Reisepass um ein offizielles Dokument usw., also wäre es durchaus wert es hier in deiner Matrix zu speichern.

Weitere Beispiele

Ich weiß ja nicht was du den ganzen Tag so treibst und vorhast, aber nehmen wir mal an du möchtest ein Blog über Kaninchenzucht bauen. Da gibt es natürlich viel zu tun, aber wie setzt du die Prioritäten für die einzelnen Aufgaben für dein neues Kaninchen-Blog?

Ohne da jetzt zuviel zu überlegen würde ich zB. folgendes machen:

            Mein geilstes Kaninchen-Blog EVER:

Wichtig & Dringend:
    2-3 "Proof of Concept" Posts über Kaninchen verfassen
    Wordpress am Laptop installieren (damit es sofort losgehen kann)

Wichtig aber Nicht Dringend:
    Domainnamen überlegen, zB. meine-kaninchen.blog
    Rubriken überlegen (Arten von Kaninchen, Tiernahrung, Zubehör, Pflege, ..)

Unwichtig aber Dringend:
    Freunde fragen was sie von der Idee halten
    Ankündigung an alle Freunde auf Instagram schicken

Unwichtig & Nicht Dringend:
    perfektes Logo zeichnen/designen
    Infos über Suchmaschinenoptimierung lesen

Naja, ich hab mir gedacht ich probier's mal! So ungefähr könnte das jedenfalls aussehen.

Was meinst du?

Vorteile, Nachteile & Besonderheiten

Wie du siehst hat die Einteilung in eine E. Matrix viele praktische Vorteile und eignet sich daher auch hervorragend für deine Microlearning-Aktivitäten.

Da die Items auf deinen 4 Listen kein eindeutiges Ablauf- oder Zieldatum haben, kommst du eher weniger unter Druck & Stress und kannst in Ruhe deine Aufgaben definieren & abarbeiten.

Ich persönlich mag es nicht wenn ich zB in meinem Kalender 15 Sachen an einem Tag sehe, es macht mich wahnsinnig :)

Mach nur nicht den Fehler und lass' nicht die Items ewig lang herumliegen, sondern mache es zu deiner Routine, die Aufgaben regelmässig abzuarbeiten.

Strikte Einteilung oder nach Lust & Laune?

Oftmals kommen Aufgaben von aussen auf dich zu. Sei es dein Chef, dein Ehepartner, oder sogar dein Hund :) Sobald Dinge auf die du reagieren musst in dein Leben eintreten, musst du entscheiden wo das nun hingehört. Ist etwas wirklich so dringend wie der- oder diejenige gesagt hat?

Hierbei empfehle ich dir, deine eigenen Filter im Kopf anzuwenden und auf deine Intuition zu hören. Nimm dir genügend Zeit um festzustellen ob ein Item wirklich so dringend ist, aber nicht zu lange. Entscheide einfach nach Bauchgefühl, und sei immer ehrlich zu dir selber.

Setze ein Item zB. standardmässig auf den Quadranten 4, zumindest ist die Aufgabe dann mal im System (und geistert daher nicht in deinem Kopf herum)

Anbindung an KI wie zB. ChatGPT

Da ChatGPT schon seit längerem eine Memory-Funktion hat, kannst du ChatGPT per Prompt anweisen, ein neues Todo-Item in eine Matrix einzutragen.

Zuvor sagst du ChatGPT dass es die Matrix überhaupt erstmal anlegen & in seinem Gedächtnis speichern soll.

Ab dann sagst du zu ChatGPT einfach so etwas wie

"Wichtig & Dringend: Reisepass erneuern!"

Und ChatGPT wird es für dich im richtigen Quadranten eintragen.

Möchtest du direkt in ChatGPT all deine aktuellen Aufgaben sehen, so prompte einfach

"Zeig mir alles was gerade Wichtig & Dringend ist!"

Sicherlich hast du dich schon viel mit ChatGPT und ähnlichen Tools beschäftigt, daher muss ich dir nicht im Detail erklären wie es funktioniert. Falls du dennoch Fragen hast freue ich mich auf eine Nachricht von dir!

Alternativen zur Eisenhower Matrix

Neben diesem nützlichen Hilfsmittel gibt es natürlich viele andere Möglichkeiten, wie du deine Tasks verwalten kannst! Ich nenne hier mal nur ein paar:

1. herkömmliche Todo-Liste
2. Bucket-List
3. Kalender
4. Bugtracker
5. diverse Apps oder Online-Services

Du kannst (und tust dies wahrscheinlich bereits) diese gesamte Palette an Tools natürlich miteinander kombinieren. Ich gehe oft meine "Eisenhower Matrix" durch und nehme dann ein paar der wichtigen Dinge raus und verschiebe sie direkt in meinen Kalender, da sie früher oder später sowieso ein konkretes Datum benötigen und in einen konkreten Termin umgewandelt werden müssen.

Ich gehe jedoch auf diese Alternativen hier nicht weiter ein. Sondern wünsche dir viel Spaß und falls du Fragen & Anregungen hast freue ich mich wie immer auf eine Nachricht!